PDF

パソコン、タブレット端末、スマートフォンなど、仕事で電子機器を使用するときに、PDFは欠かせません。

PDFは、Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)のことで、紙に印刷したのと同様のページを電子的に保存するためのファイル形式です。

仕事では、印刷された書類をスキャンしてPDFファイルにすることが多いのですが、他にも、ワードファイル、エクセルファイル、一太郎ファイル(法曹界では、一太郎がよく使われています)をPDFに変換して、タブレット端末で読むこともあります。PDFファイルをメールでやり取りすれば、FAXするよりも鮮明な書類を送ることができます。

PDFは、上記のとおり、電子データとして送ったり受け取ったりするのに便利ですが、書類を管理するのにも有用です。例えば、終了事件の記録をスキャンして電子的に保存すれば、記録綴を保管するスペースは不要です。また、分かりやすいファイルネームをつけておけば、検索してすぐに記録を取り出すことができます。